レンタルサーバーの自動応答メール機能とは？

その名の通り、設定したメールアドレス宛てにメールが届くと、あらかじめ用意していた定型文を送信者に自動的に返信する機能です。レンタルサーバーによっては自動返信機能とも呼ばれます。

例えば、以下の様な利用方法があります。

外出中や休暇中などメールをすぐに確認・返信できないときに。
- 「休暇中です。～まで対応できません。」など
Webサイトのお問い合わせメールへの受付対応。
- 「お問い合わせありがとうございます。～までに回答します。」など
ショッピングサイトの受注メールへの受付対応。（最近ではメールでの受注は少ないかもしれませんが）
- 「ご注文ありがとうございます。発送予定などの詳細は～までにご連絡いたします。」など

誰でも経験があると思いますが、問い合わせの際すぐに返信がないと「本当に届いたのかな？」と不安になります。自動応答メール機能を利用すれば、メール受信後すぐに対応できます。

夜間や休日など対応できないときに設定しておくと、送信者にメールが確実に届いているという安心感を与えることができます。そのメールに「いつまでに返信します」とあれば、なお良いでしょう。

自動応答メールの様々な機能

一口に自動応答メールと言ってもレンタルサーバーによって様々な機能があります。

最もシンプルなものは、設定したアドレスに届いたメールの送信者に定型文を返信するものです。

多機能となると以下の様な設定が可能となります。

最も危険なのは定型文の内容で「自分は留守です」と宣言することです。アドレスから個人を特定できなければ気にする必要はありませんが、定型文に個人を特定できる情報を載せないようにしましょう。
応答があることでスパム（迷惑メール）業者がそのメールが有効であることを知ってしまいます。とはいえ、お問い合わせ用など、Webサイトで公開するアドレスなら知られても問題ないでしょう。
メールに対応できない状況であることを、すでに知っている相手に毎回自動返信してしまいます。受け取る方はストレスとなるので、（可能であれば）同じ送信者（アドレス）には一日一回のみ返信するように設定するとよいでしょう。

自動応答機能は便利ですが、使いどころを間違えるとメール送信者に迷惑を掛ける可能性があります。

特に問題となるのはメーリングリストです。そのアドレスが何かのメーリングリストに登録されていたら、誰かがメーリングリストに投稿するたびに、その参加者全員に自動返信してしまうことになります。最悪の場合、無限ループになってしまう可能性もあります。

もちろん、レンタルサーバー（メーリングリスト）によっては対策されている場合もありますが、多くは公表されていません。

仕組みとしては、メールのヘッダに「これはメーリングリストですよ」という情報を追加し、自動応答のプログラムがそれを確認して判断するというものです。ただし、双方が対応している必要があり、レンタルサーバーであれば利用してみないと分からないでしょう。

確実に対応するなら「To（宛先）が自分のアドレスのみ返信する」、つまり個人宛の場合だけ自動応答するとう機能が備わっているレンタルサーバーを選ぶことです。ただし、対応しているレンタルサーバは多くありません。

こうなるとお試し期間で確認してみたくなります。しかし、多くのレンタルサーバーではお試し期間中のメールの利用（メールアカウントの作成）は制限されています。

どのような機能があるのかは、マニュアルやヘルプを見ることである程度分かりますが、メーリングリストへの対応はまず分からないでしょう。もしメール機能を重視しているのであれば、詳細について問い合わせる必要があります。